O que é conciliação contábil e como aplicar esse processo?

Muitos empreendedores se desempenham bem nos primeiros anos da empresa. Entretanto, cerca de 50% dos pequenos negócios fecham após três anos de operação e um número tão exato parece indicar algo, não é verdade? 

E a questão é que há sim um indicador financeiro intrínseco nestes dados. É por volta deste período de operação que um negócio bem equilibrado está em fase escalável. O negócio começa a crescer e os investimentos em estrutura, pessoal, capacitação e inovação se fazem necessários.

Se o empreendedor não conhece as ferramentas corretas, ele pode gerir mal as finanças. Mesmo tendo um fluxo de caixa controlado, capital de giro suficiente e estratégia para destinação assertiva de recursos, erros contábeis podem seguir às escondidas, e, quando detectados, já terem se tornado uma bola de neve.

É nesse sentido que a conciliação contábil funciona como uma salvaguarda para a empresa. Ao corroborar os registros de movimentação feito pelo administrativo com os dados oriundos de bancos e operadoras financeiras, é possível constatar a conformidade dos registros e detectar erros de difícil percepção no dia a dia.

Quer compreender melhor o que é conciliação contábil e como aplicar esse processo? Preparamos este artigo com todas as respostas que você precisa.

Boa leitura!



Conciliação contábil: o que é?

A conciliação contábil  consiste no mapeamento e diagnóstico das movimentações financeiras de uma empresa, geralmente apurado por uma especializada. 

Tem por objetivo cruzar dados da escrituração contábil da empresa com registros da movimentação de débitos e créditos da empresa nas contas bancárias, com foco e estabelecer melhor controle financeiro e conformidade com instituições financeiras e bancárias.

Desta maneira, previne erros no campo contábil e identifica eventuais incongruências, falhas operacionais, eventuais prejuízos ou ainda, ocorrências que podem causar danos ainda maiores ao negócio.

Exemplos são práticas fraudulentas ou mesmo débitos em aberto por longos períodos, situações que podem gerar pesados ônus financeiros, como acúmulo de juros, multas e  problemas com a malha fina. 

A conciliação contábil acompanha os objetivos da empresa e pode ser aplicada com periodicidade mensal, trimestral, semestral ou anual. Entretanto, quanto mais jovem seja o negócio – ou a adoção da conciliação contábil – menos recomendável é o prolongamento do intervalo entre as apurações.

A conciliação contábil depende do tipo de operações financeiras do negócio. Entretanto, algumas operações são base para seu aferimento:

• 
  Análise de relatórios contábeis;
• Apuração de Notas Fiscais, extratos e comprovantes;
• Revisão de Folhas de pagamento;
• Apuração de Investimentos;
• Levantamento do fluxo de caixa, fontes pagadoras e destinação do capital de saída;
• Auditoria de registros do balanço patrimonial, dentre outros.

Desta forma a aplicação da conciliação contábil é uma das principais ferramentas para combater falhas ou atividades maliciosas na administração financeira da empresa, garantindo mais sustentabilidade às finanças e compliance fiscal.

Como aplicar a conciliação contábil em sua empresa?

A conciliação contábil é um processo aplicado com a finalidade de estruturar uma metodologia de mais organização para a gestão financeira da empresa, além de eficiência e clareza nos métodos de registro.

Por isso, o processo deve seguir etapas cronológicas, pavimentando o caminho para que a próxima estratégia seja implementada de modo simplificado e com menos riscos de conflitos no registro de informações.

Confira, agora, como aplicar esse processo de modo mais assertivo, com base em estudos contábeis e estratégias já testadas no mercado.

Faça um levantamento de todas as contas da empresa

Esta etapa envolve o  levantamento preciso de toda a movimentação financeira feita no período apurado – qual seja, aquele desde a última conciliação é um processo que pode apresentar relativa morosidade se realizado de modo integralmente manual.

Este processo pode apresentar bastante complexidade se realizado de modo integralmente anual, deste modo, contar com ferramentas de compilação de dados irá reduzir bastante o tempo de análise, bem como o peso da atividade sobre as equipes.

Uma apuração financeira  imprecisa pode gerar resultados que influenciam negativamente nas decisões futuras  da empresa.

Elabore relatórios com informações estratégicas

Depois de recolhidas todas as transações financeiras do período apurado, elabore um relatório ou tabela de controle em que se relaciona os dados estratégicos para a identificação das operações, como:

• 
  Banco, agência e número das contas de ponta a ponta envolvidas na operação;
• Indique se são conta poupança ou corrente;
• Serviço bancários contratados para a conta de taxas de manutenção,
• Saldos, dentre outros.

Crie um cronograma de pagamentos e recebimentos

Uma estratégia muito importante para o ajuste do controle empresarial com os registros bancários sobre a  movimentação financeira da empresa são os chamados períodos de conciliação bancária.

Eles consistem em datas preestabelecidas para que um novo “pente fino” seja passado nos registros da empresa. Estes procedimentos devem ser cumpridos a rigor para manter a conformidade dos dados entre empresa e banco.

Verifique a conformidade dos dados com análises comparativas

Realize, por fim, uma análise comparativa confrontando os registros da empresa com as informações constantes nos estrados e registros de transações bancárias.

Tenha sempre à mão as notas fiscais de qualquer produto vendido ou adquirido, ou serviços prestados ou tomados. Se sua empresa estiver operando com saúde financeira, os dados apresentarão a devida coerência.

A implementação da fase de verificações comparativas em sua conciliação contábil permite que sejam realizadas retificações de procedimento ou informações incompatíveis, identificando a fonte do problema e criando soluções para prevenir este tipo de ocorrência no futuro.

Adotar a  conciliação contábil  coloca a instituição bancária na posição de aliada na organização das atividades econômicas de sua empresa. 

Otimizando o desempenho  financeiro e contribuindo para tomadas de decisões gerenciais mais assertivas, fundamentadas em dados.

O resultado é um crescimento acelerado, uma gestão mais empreendedora e maior confiabilidade dos stakeholders.

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